Jak założyć żłobek w Polsce? Krok po kroku do realizacji pomysłu

Każde przedsięwzięcie, zwłaszcza w tak odpowiedzialnej branży jak opieka nad dziećmi, wymaga dokładnego przygotowania. Chcąc stworzyć miejsce, które będzie nie tylko bezpieczne, ale i sprzyjające rozwojowi maluchów, odpowiadasz na rosnącą potrzebę rodziców, którzy pragną zapewnić swoim dzieciom odpowiednią opiekę w pierwszych latach życia. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie kroki, które należy podjąć, aby założyć żłobek w Polsce.

Krok pierwszy: wybór formy prowadzenia działalności

Decyzja o wyborze odpowiedniej formy prawnej dla prowadzenia żłobka jest pierwszym, kluczowym krokiem w całym procesie zakładania placówki. Wybór formy działalności wpłynie na sposób jej zarządzania, odpowiedzialność prawną, a także obowiązki podatkowe
i finansowe. W Polsce możliwe jest prowadzenie żłobka jako:

1. Działalność gospodarcza jednoosobowa – Prosta i szybka forma, w której właściciel ponosi pełną odpowiedzialność za działalność żłobka.
2. Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka cywilna) – Odpowiednia dla osób, które planują prowadzenie żłobka wspólnie z innymi, dzieląc się obowiązkami i odpowiedzialnością.
3. Osoba prawna (np. fundacja, stowarzyszenie, spółka) – Może to być opcja dla tych, którzy chcą prowadzić żłobek w ramach większej organizacji lub instytucji.

W zależności od wyboru formy prawnej, rejestracja działalności odbywa się w różny sposób. Przykładowo dla jednoosobowej działalności gospodarczej, wystarczy zarejestrować działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), natomiast w przypadku osób prawnych, takich jak fundacje, stowarzyszenia czy spółki, konieczna jest rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS).

Krok drugi: wybór lokalu oraz uzyskanie stosownych opinii

Aby prowadzenie żłobka było zgodne z obowiązującymi przepisami, należy znaleźć lokal spełniający wymogi, które zawarte są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy (Dz. U. z 2014 r. poz. 925 oraz z 2017 r. poz. 2379). Wyodrębnione zostały wymagania:

·       sanitarno-lokalowe – lokal powinien m.in. zapewniać odpowiednią przestronność pomieszczeń (min. 16 m² na 3-5 dzieci) oraz być o wysokości co najmniej 2,5 metra. Ponadto, placówka musi być wyposażona w urządzenia sanitarne zapewniające dostęp do ciepłej wody, a także środki higieniczne, takie jak mydło czy ręczniki jednorazowe. Musi znaleźć się również przestrzeń do przewijania dzieci. Ważne jest zapewnienie odpowiedniej wentylacji, oświetlenia i temperatury (co najmniej 20 °C). W ramach potwierdzenia spełnienia wymagań sanitarno-lokalowych, konieczne jest uzyskanie decyzji inspektora sanitarnego właściwego ze względu na powiat, w którym prowadzony będzie żłobek,

·      przeciwpożarowe – lokal przeznaczony na tę działalność powinien spełniać wymogi dla kategorii zagrożenia ludzi ZL II. Istnieją jednak wyjątki, które pozwalają na stosowanie uproszczonych zasad ochrony przeciwpożarowej. Lokal może funkcjonować na łagodniejszych zasadach, jeżeli w żłobku będzie przebywać mniej niż 25 dzieci oraz spełnione zostaną pozostałe warunki wskazane w wyżej wymienionym rozporządzeniu. Zgodność z przepisami oraz elementy niezbędnego wyposażenia przeciwpożarowego potwierdzane są decyzją komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej.

‍

Krok trzeci: uzyskanie wpisu do rejestru żłobków i klubów dziecięcych

Po dopełnieniu wszystkich wcześniejszych formalności, nadszedł czas na kluczowy etap – rejestrację żłobka. To moment, w którym placówka nabiera oficjalnego charakteru i zostaje uprawniona do legalnego świadczenia usług. Aby złożyć wniosek o wpis, zacznij od założenia konta na portalu Emp@tia. Jest to platforma internetowa, która umożliwia rejestrację żłobków i klubów dziecięcych w Polsce. Za jej pomocą można złożyć wniosek o wpis do rejestru, wypełniając odpowiedni formularz i dostarczając wymagane dokumenty. Jest to portal stworzony przez Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej, mający na celu uproszczenie formalności związanych z zakładaniem placówek opiekuńczo-edukacyjnych.  Po założeniu konta należy wypełnić deklarację RKZ-1. Wniosek należy skierować do urzędu gminy lub miasta, na terenie którego chcesz otworzyć żłobek. Oprócz podstawowych informacji odnośnie danych założyciela, w formularzu należy również ująć m.in. informację na temat liczby dzieci, które mogą być przyjęte do placówki, godziny jej funkcjonowania, a także wysokość opłat. Dołączyć należy uzyskane wcześniej decyzję inspektora sanitarnego oraz komendanta Państwowej Straży Pożarnej, a także zaświadczenie o niekaralności (dotyczy osób fizycznych) czy oświadczenie o posiadaniu tytułu prawnego do lokalu. Jeśli weryfikacja wniosku przebiegnie pomyślnie, urząd doda żłobek do rejestru. Zaświadczenie o dokonaniu rejestracji otrzymasz od razu po rozpatrzeniu sprawy lub najpóźniej w ciągu 7 dni od dokonania wpisu, co będzie stanowiło oficjalne potwierdzenie legalności działalności placówki.

O czym jeszcze należy wiedzieć przy zakładaniu żłobka?

Zakładając żłobek, warto pamiętać, że sama rejestracja to tylko jeden z wielu kroków w procesie tworzenia placówki. Istnieje szereg innych kwestii, które mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania żłobka i zapewnienia dzieciom odpowiednich warunków. Należy do nich m.in.:

·      przygotowanie statutu żłobka - statut pełni rolę podstawowego dokumentu regulującego działalność placówki, a jego zapisy muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawa. Muszą znaleźć się w nim informacje, takie jak: cele i zadania oraz sposób ich realizacji, warunki przyjmowania dzieci czy zasady uczestnictwa rodziców w zajęciach,

·      zapewnienie odpowiedniej kadry - opiekunowie w żłobkach muszą posiadać właściwe kwalifikacje, takie jak wykształcenie w zawodach związanych z opieką nad dziećmi (np. położna, nauczyciel wychowania przedszkolnego) lub ukończyć specjalistyczne studia lub kursy. Osoby, które nie są odpowiednio wykwalifikowane, mogą zdobyć kompetencje poprzez szkolenia i praktyki. Ponadto, opiekunowie są zobowiązani do regularnej aktualizacji wiedzy, a pracodawca powinien zapewnić im dostęp do szkoleń. Warto dodać, że w żłobku jedna osoba może sprawować opiekę nad maksymalnie ośmiorgiem dzieci. W przypadku, gdy w grupie znajduje się dziecko z niepełnosprawnością, wymagające szczególnej opieki lub niemowlę, które nie ukończyło pierwszego roku życia, liczba dzieci pod opieką jednego opiekuna nie może przekroczyć pięciu.

·      zorganizowanie odpowiedniego wyżywienia dla dzieci - żłobek ma obowiązek zapewnienia dzieciom posiłków dostosowanych do ich wieku, zgodnych z aktualnymi normami żywieniowymi opracowanymi przez Instytut Żywności i Żywienia im. prof. dr. med. Aleksandra Szczygła w Warszawie. Dodatkowo, w przypadku dzieci karmionych mlekiem matki, placówka zobowiązana jest
do zapewnienia odpowiednich warunków do przechowywania i podawania mleka, zgodnie z wymaganiami dotyczącymi higieny i bezpieczeństwa.

Podsumowanie

Założenie żłobka to odpowiedzialne przedsięwzięcie, które wymaga zaangażowania, ale stanowi wartościowy wkład w opiekę nad najmłodszymi.  Choć może być wymagające, przynosi satysfakcję, gdy wiesz, że tworzysz miejsce, które wspiera rozwój maluchów. Aby ułatwić sobie organizację oraz kontrolowanie przebiegu pracy placówki, zachęcamy do korzystania z dziennika elektronicznego ELF EDU®. To narzędzie, które pomaga w uporządkowaniu dokumentacji, umożliwia szybki dostęp do informacji i pozwala na efektywne zarządzanie działalnością żłobka, co znacznie ułatwia codzienne obowiązki.

Źródła:

1.     Ustawa z dnia 4 lutego 2011 r. o opiece nad dziećmi w wieku do lat 3

2.     Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 lipca 2014 r. w sprawie wymagań lokalowych i sanitarnych jakie musi spełniać lokal, w którym ma być prowadzony żłobek lub klub dziecięcy

3.     https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou1100, data dostępu: 16.03.2025

4.     https://www.gov.pl/web/rodzina/lobek-i-klub-dzieciecy, data dostępu: 16.03.2025

‍